Коронавирус кезінде жаңа қашықтан басқару топтарын басқаруға арналған 5 практикалық кеңестер

Wocintechchat / Flickr фотосуреттері

Өткен жылы WhereBy.Us-тегі біздің командалар өте алыс болды. Біздің команда қазірдің өзінде АҚШ-та таратылған, сондықтан біз әртүрлі қалаларда жалғыз жұмыс істейтін «соло» қызметкерлерінің IRL жинағандардағыдай әдеттер мен қол жетімділіктерін қамтамасыз ету үшін жедел әдіспен ресімдеуді таңдадық. Бұл бізге ақшаны, кез-келген стартаптың өмірлік қанын үнемдеді.

Шынайы шалғайдағы мәдениетті қалыптастыру біраз уақытты қажет етеді. Біз оны әлі игерген жоқпыз, мүмкін ешқашан болмайды. Кадрлардағы барлық өзгерістер мен операциялардағы өзгерістер мәдениеттің өзгеруі болып табылады. Компанияның мәдениеті үнемі дамып отырады, менеджерлер бізбен немесе онсыз да, сол өзгерістермен айналысу біздің көшбасшылық міндеттеріміздің бірі болып табылады.

IRL жұмысының артықшылықтары бар екені рас. Бөлінген командаларда көбірек «креативті қақтығыстар» бар, дәлме-дәл әңгіме немесе жылдам кофе-брейк. Сіз құжаттамаға қатысты тәртіптің аздығына шыдай аласыз, өйткені жақын жерде адамдарға бейтаныс құрал немесе процесс арқылы көмектесетін және бір-бірімен бетпе-бет келетін адамдар бізді робот емес деп санайды. Шұғыл мәселелер тезірек шешіледі. Шұғыл емес мәселелер ұзаққа созылмай қалады.

Бірақ менеджерлер үшін физикалық кеңістікте бірге жұмыс істеу дегеніміз сіздің компанияңызда не болып жатқандығы азырақ айқын болмауы мүмкін. Кемшіліктер оңай көрінбейді. Екі операцияда да, мәдениетте де жұмыс аз болады. Қашықтағы жұмыс, оның барлық қиындықтарына қарамастан, сізді және сіздің компанияңызды өзгеріске бейім, ойлы және төзімді болуға мәжбүр етуі мүмкін.

Дүниежүзілік денсаулық сақтау дағдарысы кезінде қиын жағдайда жұмыс істеу. Соңғы бір апта ішінде менің ДМ-дерім мен электронды пошталарым өз адамдарының қауіпсіздігі мен денсаулығын сақтау үшін бірлесіп жұмыс істеудің барлық тәсілдерін жылдам жаңарту керек адамдардан көмек сұрауларына толы болды. Сіздің практикалық әдеттеріңіз, сіздің компанияның бұзылуды жеңілдету үшін тез бейімделетінін білдік.

1. Күнтізбелерден бастаңыз.

Қашықтағы команданың ауыр күнтізбесіне үйрену - бұл үлкен түзету, бірақ бұл өте маңызды. Қашықтағы командалар нақты өмірде оңай ұйымдастырылатын байланыстарды әдейі жоспарлауы керек. Командаңыз қол жетімді болған кезде және сіз бәрінен маңызды жұмысына кедергі жасағанда, нақты жұмыс істейтін кезде сізге көбірек көріну қажет. Біздің барлық кездесулеріміз - бейне конференциялар, және әрбір күнтізбеге бір команда кіреді, тіпті егер команда жеке жұмыс істесе де. (Видеодан бір минут ішінде.) Біздің команда апта сайынғы спринтте жұмыс істейді және біздің жиналыстарымыз келесідей:

  • Барлығымыз бір-бірімізге қол саламыз: біз компанияға спринтерге бағыт алу үшін 15 минут уақыт бөлеміз. Біз жол картасын қарап, жедел блокаторларды анықтаймыз, компания басшыларын демалыс күндері шешетін барлық мәселелер бойынша жаңартып, AMA анонимді формасына жіберілген кез-келген сұрақтарға жауап береміз.
  • Стендтер: Біздің командаларға күнделікті олардың жұмысын тексеру қажет. Бастау үшін бейнеконференцияны әдепкі етіп қойған дұрыс, бірақ кейбір топтар толығымен Slack-ке сенеді, ал басқалары екеуін де үйлестіреді. Сіздің командаларыңыз не қажет екенін біледі, сондықтан оларды жұмысқа кірісіп, бейімделуге сеніңіз. Мұның мәні - бұл не істегеніміз, не істеп жатқанымыз және спринттік тапсырмаларды орындауға кедергі болатын нәрсе туралы күнделікті байланыс.
  • Спринттер мен ретростар: Тағы да, өз командаларыңызға қажет нәрсені шешетініне сенгеніңіз жақсы. Көбіне кикофф - бұл біздің дүйсенбідегі жағдай, бұл біздің не істеп жатқанымызды біледі. біздің компанияда командалық ретростар міндетті болып табылады, және олар көп уақытты алады. Біз ненің жақсы болғанын, нені білмейтінімізді және әр спринттің соңында не істеу керектігін білгіміз келеді және біз өз тобымыздың денсаулығы туралы нақты әңгімеге мәжбүр етеміз. Бұл біздің All-Hands Retro-дағы командалармен бөлісіледі, сонымен бірге біздің көрсеткіштерімізді, орындалған жұмыстарымызды және аяқталған жұмыстың демонстрацияларымен бөліседі.
  • 1-on-1: бұл сіздің менеджер ретіндегі ең маңызды кездесулеріңіз, және олар әр апта сайын сіздің басты міндеттеріңіз болуы керек. 1-ден 1-ге дейін - бұл сіздің командаңызда не болып жатқанын білудің ең жақсы мүмкіндігі және сіздің адамдарыңыздың денсаулығы, өсіп-жетілуі және жұмысын басқа топ үшін мақсатты түрде ұстап тұруы үшін ең жақсы мүмкіндік. Жеке мақсаттар қойыңыз және қарастырыңыз. Дәйекті сұрақтар қойыңыз. Сіз сөйлегеніңізден үш-төрт есе көп тыңдауға тырысыңыз. Әр адамның апта сайынғы апта сайынғы өсуі мен дамуын түсіну үшін жазбаларыңызды алдын-ала қарап шығыңыз. Ұжым туралы және олардың менеджері ретінде қалай жақсартуға болатындығы туралы пікір сұраңыз.

Топтық жұмыс үшін нақты уақыт блоктарын қолданып көріңіз. Сіздің адамдарыңыз бірлесіп жұмыс істеуі керек және оны жүзеге асыру үшін белгілі бір уақыт қажет. Жұмысқа кіріскенде біз екі сағаттық компанияның ішкі күнтізбесін құрдық, бұл топтардың зерттеу, шеберлік, ми шабуылы және сын сияқты тапсырмаларды орындауға уақыт бөлуіне мүмкіндік берді. Біз жұма күні келесі спринт үшін жұма күндерін командалық жетекшілерден өткізуді сұрадық, жұма жұмасына дейін пайдаланылмаған кез-келген жұмысты аяқтауға болады.

2. Бейнефильмді әдепкіде қоймаңыз және жиналыстарда бәрін жазып алыңыз.

Біз қашықтан жұмыс істей бастағанда, мен оны қалай дұрыс жасау керектігі туралы кеңес алу үшін Vox және Zapier-тағы достарымнан кеңес алдым. Мен үйренген ең маңызды екі нәрсе - бейнені жүктеу және жазбаша қарым-қатынас жасау.

Менің қашықтан басқару стилім - аяқ киім емес, құжаттама қажет.

Менеджер ретінде сіздің міндетіңіз осы жағдайлардың орындалуын қамтамасыз ету және әр жиналысқа өз мәнін белгілеу. Камераны қосыңыз. Барлығына бірдей әрекет етуді сұраңыз. Сізге адамдардың бет-әлпетін және дене тілін оқу керек, сондықтан сізге сол визуалды дәлелдер қажет. Күн тәртібіңізді орнатыңыз. Алдымен ортақ құжаттарға өзіңіз жазып алыңыз, мұның қалай жасалғанын көрсетіңіз, содан кейін жауапкершілікті өзіңізге тапсыра аласыз. (Менеджерлер әрдайым хатшылардың ротациясында болуы керек. Біздің қызметіміз - бұл жалғыз жұмыс емес, жалқау болмаңыз.)

Уақыт өте келе, біз бейне-ережелерді командадан-топқа және жиналыстан-жиналысқа ұқыптылықпен қарай алмадық, бірақ жазбалар жасау әдеті күшейе түсті. Қашықтағы командалар жазу керек. Олар қашықтықты еңсеру үшін өте жақсы сөйлесуі керек. Оларға бортқа отыруға және жұмыстың жоғарғы жағында болуға көмектесу үшін жазбаша жазбалар қажет. Осы жұмысты орындау үшін жиналыс құжаттамасы кіретін құжаттама өте маңызды.

Егер сіз бірінші рет қашықтан басқаратын болсаңыз, жүйелеріңіз бен процестеріңіздегі құжаттамадағы кемшіліктер анықталады. Оларды жөндеуді бастау үшін құжаттама қажеттіліктерінің ортақ тізімін жасаңыз және оларды өзіңіз және командамыз үшін спринттік тапсырмалар ретінде шеше бастаңыз.

3. Асинхронды байланыс левереджі.

Қашықтан жұмыс командаларыңызға үлкен сенімді қажет етеді. Командаңыздан жақсы нәтижеге қол жеткізу үшін сізге жұмыс уақыты, жауапкершілік туралы ішкі келісімдерден тыс уақытта қашан немесе қалай жұмыс істейтіндігі туралы қамқорлық жасау керек. Егер сіз көбінесе жүгіру арқылы басқаратын болсаңыз, осы ауысумен қиын уақыт.

Асинхронды байланыс - бұл актив. Адамдар басқаша. Кейбіреулер алдымен таңертең жақсы жұмыс істейді (), басқалары - түнгі үкі. Адамдардың отбасылық міндеттері де, жеке міндеттері де әртүрлі. Қашықтағы жұмыс осы айырмашылықтарды қанағаттандыруға икемділікті қамтамасыз етеді, бұл сіздің бүкіл командаңыз үшін тиімді.

Біз көбіне желіде боламыз деп күткен кезде біз компания үшін «жұмыс уақытын» белгіледік, бірақ біз командадан командаға, ал қызметкерден қызметкерге дейін икемдібіз. Кейбір адамдарға жолда қалу үшін көбірек құрылым қажет. Сіз оны да реттей аласыз. 1-ден 1-ге дейінгі уақыт ішінде өнімділікке тіркелу жақсы идея.

Стендтерге арналған негізгі Slack диалогы.

Мен күнделікті тіркеудің негізгі элементтерін түсіну үшін уақыт өткен сайын бейімделіп тұрған standups үшін Slackbot құрдым: Бүгін не істедің? Келесі қадамдарыңыз қандай? Сізге кез-келген жұмыста тыйым салынған ба?

Біз қазір оны күннің соңында жіберіп, жаңа сұрақтар қойдық: Бүгін сіз қандай жеңіске жеттіңіз? Бүгін не білдіңдер? Уақытты белгілеу адамдарға өз күндерін ақылға қонымды уақытта аяқтауға итермелейді, ал сұрақтар бізді біздің не істегеніміз және не қуаттайтынымыз туралы ойлауды біздің күнімізді аяқтауға итермелейді.

Кейбір күндер өте қиын. Біздің жазбаларымызда бұл туралы шындықты білдік деп ойлаймын, бұл біздің мәдениетіміз үшін жақсы нәрсе. Бір-біріміз туралы көбірек білеміз деп ойлаймын. Әріптестерім тамақ әзірлеу, тілдер, тарих туралы біліп жатыр, олар оқиғаларды қызықтырады, жұмыс істеуге дайындайды, коучинг және тәлімгерлік етеді, және олардың өсуіне көмектесетін немесе болмауы мүмкін барлық түрлерін жасайды. Олар мені күн сайын шабыттандырады.

Көбінесе, қажет деп санайтыннан гөрі көбірек қарым-қатынасты қолданыңыз. Егер сіз Slack сияқты сөйлесу құралын қолдансаңыз, желіден тыс болған кезде ескертулер жазыңыз және адамдарды мәртебесін жаңартып, басқалардың мәртебесін құрметтеуге шақырыңыз. Егер сізде біреудің жұмыс уақыты қызық болса, олар қашан оралатыны туралы электрондық пошта жауап берушісін орнатыңыз. Сеніңіз және реттеңіз.

4. AFK және «төмен түсу» уақытын қалыпқа келтіріңіз.

Асинхронды байланыс кейбір адамдарды әлсіздікке әкелуі мүмкін. Ешкім «әрдайым қосыла» алмайды. Менеджер ретінде сіз өзіңіздің командаңыздың айналадағы мәдениетті қалай түсінетінін анықтадыңыз. Сіздің әдеттеріңіз сіздің командаңыздың әдеті болады.

Пернетақтадан серуендеп, балаңызды алып кету немесе түскі ас ішу үшін хабарлама жіберіп, мәртебеңізді белгілеңіз. Ерте кету үшін адамдарға ерте қол қою кезінде хабарлаңыз. Slack-ті бірнеше сағатқа елемей, тапсырмаларыңызға назар аудару қажет болған кезде хабарландыруларды өшіріп, күйіңізді жаңартыңыз. Егер бірдеңе шұғыл болса, біздің профилімізде телефон нөмірлері бар. Қоңырау шалу немесе қоңырау шалу - бұл қашып кету клапаны, бірақ менің тәжірибемде көптеген мәселелер сіз оралғанша күте алады.

5. Инженер кейбір соқтығысулар.

Қашықтан жұмыс істегенде дәлізде ешкім бір-біріне кірмейді. Қарсы көрінетін сияқты, сіздің командаңызға жұмыс туралы емес бірнеше әрекеттерді жоспарлау керек. Бұл сандық «кофе-брейк» немесе командалармен тез кездесуді жоспарлаудан басталады.

Өткен жылы біз сәрсенбіде не пайда болатын жаңа бағытты бастадық. (Мен қазір оны аздап жаңартып жатырмын, бірақ оны келесі аптада немесе екіде жинап аламыз.) Қосылғысы келетіндердің бәрі сәрсенбі соңында жарты сағат бойы масштабтауға кіріп, не бөлісе алады. біздің өмірімізде жұмыстан тыс жүрді. Сондай-ақ біз кадрларды қысқартамыз - соңғы уақытта не кіретіндер, кітаптар, подкасттар және т.б.

Осы кішкентай сәттен бастап біз бір-біріміздің құмарлықтарымыз, жеке тұлғаларымыз және отбасымыз туралы көбірек білдік. Біз өз тобымызда аздап камарадия салдық және менің ойымша, бұл бәрімізге бір-бірімізді тек әріптестер емес, тұтас адамдар ретінде көруге көмектесті.

Біз сондай-ақ түскі ас ішіп, ай сайын сериалдарды, кеңесшілерді немесе өздері таңдайтын адамдарды өз жұмыстары туралы бөлісуге шақыратын серияларды үйрендік. Бұл әңгімелер ұжымдық түрде көзқарасымызды сыртқа бұруға, ой өрісін кеңейтуге және бірге оқуға мүмкіндік береді. Сондай-ақ, олар бізге керемет идеялар береді және оларды ұрлауды жоспарлайды.

Жыр жинау басталды. Мен ескі темекі қорапшасын киіп, оны іссапарға жіберуге болатын тесікке жаптым. DND обсессы шынымен тез жетеді.

Осы жылы менімен болған ең жақсы әлеуметтік оқиғалардың бірі - менің әріптесім Майкл ұйымдастырған апта сайынғы «Dungeons and Dragons» ойынына қатысу. Әрқайсымыз апта сайын ойнаймыз, басқа әріптестеріміз қайта-қайта шығады, әрине, ойын арқылы компаниядан тыс жаңа достар таптық. Әр апта сайын бірнеше сағаттық ересектерге айналу менің жүрегіме өте пайдалы. Егер сіз біз сияқты әдемі болмасаңыз, бейне сұхбатқа бірнеше Pordam немесе Jackbox өткізуді ойлаңыз. Немесе интернетте бірге ойнаңыз. Немесе экипажыңызға кітап үйірмесі немесе тамақтану үйірмесін орнатқан боларсыз.

Менде «отбасылық ерік-жігердің болмауы» туралы қатаң ереже бар, сондықтан барлық іс-шаралар міндетті емес. Таңдамалылық қазіргі уақытта шынымен бос емес, басқа міндеттемелері бар немесе қарапайым қарым-қатынас жасағысы келмейтін адамдарды қорғайды. Бәрі жақсы. Бәрі бірдей қосылушы емес, ал араласудың басқа да тәсілдері бар.

Бізде оқуға, ойынға, музыкаға және тағы басқаларға арналған «кадрлық» каналдар бар. Бізде таңқаларлық басқа жұмыстарды көрсету үшін «ұрлау» арналары бар. Біз көптеген мемуарлар мен сыйлықтармен бөлісеміз. Біз бір-бірімізге көптеген «мылқау» сұрақтар қоямыз. Адамдар кездесулерді бір-бірінің қалаларында болған кезде жоспарлайды. Әңгімелесуді мадақтаңыз. Бірінші болып қол жеткізіңіз. Мылқау көрінетін қауіп. Тәуекелдің осал болуы.

Мен сіздің командаларыңызға COVID-19 әсер етпейді деп үміттенемін, бірақ төтенше жағдайлардан басқа, көптеген компаниялар, әсіресе медиа және технологиялық компаниялар, бұл күндері кем дегенде біраз жұмыс қажет етеді. Егер сіз қазір бейімделуге мәжбүр болсаңыз, мүмкін кейбір кеңестер сіздің әдеттеріңізді жақсартуға көмектеседі немесе сіздің командаңыздың қашықтан қалай жұмыс істейтіні туралы басқаша ойлайды. Мен оны жақсарту бойынша кеңестеріңіз бен ұсыныстарыңызды бағалаймын. Компанияны басқару - қашықтан немесе басқаша - қарқынды оқу тәжірибесі. Мен сіздерден үйренгім келеді.

Ребека Монсон - қазіргі уақытта кффандингпен айналысатын медиа-технологияның бастаушысы, WhereBy.Us компаниясының тең құрылтайшысы және COO. Компания туралы және инвестициялау әдісі туралы қосымша ақпарат алыңыз.co/whereby-us.

  1. Slack-те сізде боттармен жұмыс істей бастайтын бірнеше керемет құжаттар бар, оларды Glitch-те тегін орналастыра аласыз!